35 Dakikalık Toplantının Gücü!

“Etkin Strateji ile İş Bulma” Kocaeli
13 Aralık 2017
Etkin İletişimin Formülü
5 Şubat 2018

35 Dakikalık Toplantının Gücü!

Bu kadar fazla toplantı! Biz ne zaman iş yapacağız!

“Virginia Tech Carilion Research Institute’ün yaptığı bir araştırma, uzun süren toplantılardaki katılımcıların IQ seviyelerinde düşüş olduğunu gösteriyor. Bilimadamları toplantı öncesi ve toplantı sırasında araştırmaya katılanların IQ seviyelerini ölçüyorlar ve toplantı için her gruba farklı görevler veriyor.
Toplantı sırasında her iki grubun da görevleri yapma ve sorunları çözme yeteneklerinin düştüğü gözlemlenirken, IQ seviyelerinde de düşüş olduğu ortaya çıkıyor ve katılımcıların ortaya attıkları fikirlere verilen feedback’lerin oranı artıyor.”

  Bregman Partners şirketi CEO’su Peter Bregman, bitmek bilmeyen ve çoğunlukla verimsiz geçen toplantılarla ilgili nasıl bir düzenlemeye gidebileceğini düşünmüş ve acaba bir toplantı sadece 30 dakika sürerse sonuç ne olur sorusuna odaklanmış. Zaman yönetimi adına aldığı bu karardan sonra hayatındaki değişiklikleri not alan Bregman’a göre stres azalıyor, azalan stres nedeniyle verimlilik artıyor, kişisel ilişkiler iyileşiyor ve kişi kendisine daha çok zaman ayırabilmenin tadına vardıktan sonra işine daha yenilikçi bir bakış açısıyla yaklaşabiliyor.

  “Her hafta 2 şer saatlik 2 toplantı yapıyorsak eğer, bu ayda 16 saat, yılda 192 saat eder.
Günde 8 saat çalıştığımızı düşünürsek 192/8 saat yılda 24 günümüz, yani iş günü olarak BİR AYIMIZ sadece toplantı ile geçiyor demektir.”

  Uzun süren toplantılardan hangimiz sıkılmıyoruzki?

  Bir olaya veya konuya ortalama yarım saat dikkat ayırabilirken, bundan daha uzun süren bir toplantının verimliliği tartışılır hale geliyor. Bir konu üzerinde tartışmak , fikir üretmek tabikide bir toplantının amacı ama bunu yaparkende uzatmadan konuyu en verimli halde tartışıp bir karara bağlamak gerekiyor. Nedir peki 35 dakikalık toplantının gücü?   İşte 35 dakikalık toplantıların iş yaşamında verimliliğe katkıları: Düşünsenize sadece 35 dakika süren bir toplantı olacağını biliyorsunuz. Kimse toplantıyı kaçırmak istemez. Saatler süren toplantılara göre süresi kısa olduğu  bilinen bir toplantıya katılımcıların tam zamanında gelme oranı daha yüksektir.  Çünkü o masada sadece 35 dakika vardır.    Süre çok değerlidir. Uzun ve gereksiz cümleler yerine herkes kafasındakileri az, öz ve  daha net bir şekilde sonuç odaklı kurmaya özen gösterilir.   Bitiş saati belli olmayan toplantılara katılan kişi toplantıya motivasyonu yüksek gelmez. Süresi belli 35 dakikalık bir toplantıya hazırlanmak önemlidir.   Bir toplantı esnasındaki en önemli şey odaklanmaktır. Uzun süren bir toplantıda kişi gün içindeki diğer işlerine, karşısındakinin mimiklerine veya akşam işten sonra ne yapacağını düşünmeye bile aklı kayabilir. Halbuki 35 dakikalık sistemli ve hızlı bir toplantıda kişi telefonuna bile bakmak istemez, çünkü her söylenilen şey ve geçen dakikalar çok önemlidir.   35 dakikanın yarattığı motivasyonu ve katkı sağlama isteği dinamizmi yüksek olduğu için ortam yaratıcıdır. Etkileşim ve konuya katılma oranı herkesin yüksektir.   Uzun süren toplantılarda çoğu zaman ana konudan uzaklaşılır. Ve konudan her uzaklaşılan anda toplantıdan algı olarak kopanların, yanındaki ile sohbet edenlerin, telefonu ile ilgilenenlerin veya hayallere dalıp kağıdın üstüne çeşitli şekil çizenlerin sayısı artar.   Süresi belli olmayan toplantılar olayların hikayesini anlatmaktan zevk alan , uzun uzun konuşmaktan keyif alan kişilerin gösteri yerine dönüşür. O konuştukça fikir vermek isteyen kişilerin söz alma isteği azalır ve konudan koparak sadece dinleyici konumuna gelirler. Oysa ki 35 dakikalık bir toplantıda kısa net konuşmalar olacağı için herkesin bir olayla fikrini ortaya koyması kolaydır   Peki, toplantıların verimli geçmesini sağlamak için neler yapmak gerekiyor?   Başarılı Bir Toplantı Nasıl Yapılır?    Yerinde, zamanında ve kurallarına göre yapılırsa, toplantılar iş hayatımızın vazgeçilmez bir parçasıdır. Toplantılar, katılanlara birbirilerini daha iyi tanıma fırsatını sunar. İyi toplantılar firmada birliktelik duygusunu güçlendirir, şirket kültürünün yeniden üretilmesini sağlar. Katılanların olaya farklı açılardan yaklaşımları ve değişik önerileri, en iyi ve yaratıcı çözümün bulunmasını kolaylaştırır.   Bazı yöneticilerde ise toplantı sendromu rahatsızlığı vardır. Bunlar orta kademe yöneticileri ve çalışanları bir araya toplayıp, kendilerinin ne kadar akıllı ve iyi bir yönetici olduğunu göstermeyi sever. Bu tür tek adamlı "show" toplantılarında genellikle çözüm üretilemez. Gerilimli toplantılarda kendini incinmiş hissedenler, intikam almak için bir sonraki toplantıyı bekler. Bu tür toplantılar yeni sorunlar, hizipler, klikler, gruplaşmalar doğurur. İkide bir toplantı düzenlendiğinde ise alınan kararları uygulamaya neredeyse vakit kalmaz.

Bu kadar fazla toplantı! Biz ne zaman iş yapacağız!

“Virginia Tech Carilion Research Institute’ün yaptığı bir araştırma, uzun süren toplantılardaki katılımcıların IQ seviyelerinde düşüş olduğunu gösteriyor. Bilimadamları toplantı öncesi ve toplantı sırasında araştırmaya katılanların IQ seviyelerini ölçüyorlar ve toplantı için her gruba farklı görevler veriyor.
Toplantı sırasında her iki grubun da görevleri yapma ve sorunları çözme yeteneklerinin düştüğü gözlemlenirken, IQ seviyelerinde de düşüş olduğu ortaya çıkıyor ve katılımcıların ortaya attıkları fikirlere verilen feedback’lerin oranı artıyor.”
Bregman Partners şirketi CEO’su Peter Bregman, bitmek bilmeyen ve çoğunlukla verimsiz geçen toplantılarla ilgili nasıl bir düzenlemeye gidebileceğini düşünmüş ve acaba bir toplantı sadece 30 dakika sürerse sonuç ne olur sorusuna odaklanmış. Zaman yönetimi adına aldığı bu karardan sonra hayatındaki değişiklikleri not alan Bregman’a göre stres azalıyor, azalan stres nedeniyle verimlilik artıyor, kişisel ilişkiler iyileşiyor ve kişi kendisine daha çok zaman ayırabilmenin tadına vardıktan sonra işine daha yenilikçi bir bakış açısıyla yaklaşabiliyor.
“Her hafta 2 şer saatlik 2 toplantı yapıyorsak eğer, bu ayda 16 saat, yılda 192 saat eder.
Günde 8 saat çalıştığımızı düşünürsek 192/8 saat yılda 24 günümüz, yani iş günü olarak BİR AYIMIZ sadece toplantı ile geçiyor demektir.”
Uzun süren toplantılardan hangimiz sıkılmıyoruzki?
Bir olaya veya konuya ortalama yarım saat dikkat ayırabilirken, bundan daha uzun süren bir toplantının verimliliği tartışılır hale geliyor. Bir konu üzerinde tartışmak , fikir üretmek tabikide bir toplantının amacı ama bunu yaparkende uzatmadan konuyu en verimli halde tartışıp bir karara bağlamak gerekiyor. Nedir peki 35 dakikalık toplantının gücü?
İşte 35 dakikalık toplantıların iş yaşamında verimliliğe katkıları:
Düşünsenize sadece 35 dakika süren bir toplantı olacağını biliyorsunuz.
Kimse toplantıyı kaçırmak istemez. Saatler süren toplantılara göre süresi kısa olduğu 
bilinen bir toplantıya katılımcıların tam zamanında gelme oranı daha yüksektir. 
Çünkü o masada sadece 35 dakika vardır. 
Süre çok değerlidir. Uzun ve gereksiz cümleler yerine herkes kafasındakileri az, öz ve 
daha net bir şekilde sonuç odaklı kurmaya özen gösterilir.
Bitiş saati belli olmayan toplantılara katılan kişi toplantıya motivasyonu yüksek gelmez. Süresi belli 35 dakikalık bir toplantıya hazırlanmak önemlidir.
Bir toplantı esnasındaki en önemli şey odaklanmaktır. Uzun süren bir toplantıda kişi gün içindeki diğer işlerine, karşısındakinin mimiklerine veya akşam işten sonra ne yapacağını düşünmeye bile aklı kayabilir. Halbuki 35 dakikalık sistemli ve hızlı bir toplantıda kişi telefonuna bile bakmak istemez, çünkü her söylenilen şey ve geçen dakikalar çok önemlidir.
35 dakikanın yarattığı motivasyonu ve katkı sağlama isteği dinamizmi yüksek olduğu için ortam yaratıcıdır. Etkileşim ve konuya katılma oranı herkesin yüksektir.
Uzun süren toplantılarda çoğu zaman ana konudan uzaklaşılır. Ve konudan her uzaklaşılan anda toplantıdan algı olarak kopanların, yanındaki ile sohbet edenlerin, telefonu ile ilgilenenlerin veya hayallere dalıp kağıdın üstüne çeşitli şekil çizenlerin sayısı artar.
Süresi belli olmayan toplantılar olayların hikayesini anlatmaktan zevk alan , uzun uzun konuşmaktan keyif alan kişilerin gösteri yerine dönüşür. O konuştukça fikir vermek isteyen kişilerin söz alma isteği azalır ve konudan koparak sadece dinleyici konumuna gelirler. Oysa ki 35 dakikalık bir toplantıda kısa net konuşmalar olacağı için herkesin bir olayla fikrini ortaya koyması kolaydır
Peki, toplantıların verimli geçmesini sağlamak için neler yapmak gerekiyor?
Başarılı Bir Toplantı Nasıl Yapılır? 
Yerinde, zamanında ve kurallarına göre yapılırsa, toplantılar iş hayatımızın vazgeçilmez bir parçasıdır. Toplantılar, katılanlara birbirilerini daha iyi tanıma fırsatını sunar. İyi toplantılar firmada birliktelik duygusunu güçlendirir, şirket kültürünün yeniden üretilmesini sağlar. Katılanların olaya farklı açılardan yaklaşımları ve değişik önerileri, en iyi ve yaratıcı çözümün bulunmasını kolaylaştırır.
 
Bazı yöneticilerde ise toplantı sendromu rahatsızlığı vardır. Bunlar orta kademe yöneticileri ve çalışanları bir araya toplayıp, kendilerinin ne kadar akıllı ve iyi bir yönetici olduğunu göstermeyi sever. Bu tür tek adamlı “show” toplantılarında genellikle çözüm üretilemez. Gerilimli toplantılarda kendini incinmiş hissedenler, intikam almak için bir sonraki toplantıyı bekler. Bu tür toplantılar yeni sorunlar, hizipler, klikler, gruplaşmalar doğurur. İkide bir toplantı düzenlendiğinde ise alınan kararları uygulamaya neredeyse vakit kalmaz.